Как внедрить 1С: ЗУП (Зарплата и управление персоналом) за два месяца до Нового года, и почему так делать не надо?
В октябре 2017 года Александр пришел в крупную компанию — начальником управления автоматизации. Компания производила промышленное оборудование для нефтяной отрасли. Там Александра ждал сюрприз: вся компания вела учет по расчету заработной платы в 1С — кроме единственного филиала в ЯНАО, который работал в информационной системе на другой платформе! Это подразделение приобрели 6 лет назад, и отчеты по нему до сих пор собирались отдельно.
Ситуация до старта проекта:
Регулярные задержки отчетности.
Частые ошибки из-за ручного ввода.
Обязательное платное информационно-технологическое сопровождение двух систем.
30 часов на внешнюю техподдержку только по одному направлению.
Двойной штат собственной техподдержки.

Со всем этим и начал бороться Александр. Он твердо решил перевести расчет оплаты труда филиала в единую систему 1С:ЗУП. Сроки горели. Ни один подрядчик из тех, с кем работала компания, не рисковал браться за внедрение. СИТЕК был последним в списке. И последней надеждой.

Александр поставил задачу: до конца года совершить переход филиала на 1С. Если не успеть, то хаос в отчетах будет продолжаться еще целый год.

СИТЕК помогает своим клиентам уже 10 лет и имеет более 150 успешных проектов. И все-таки в этот раз был готов отказаться. Успеть перевести целое предприятие на 1С:ЗУП в такие короткие сроки — всего за 2 месяца? Невозможно. Но каждый клиент для СИТЕКа — это партнер, который надеется на помощь. Если просят — нужно помочь. Лилия, руководитель направления по заработной плате, решила — беремся! И работа началась.

В первую очередь нужно было подключить в 1С:ЗУП холдинга еще одно юридическое лицо. Это стандартная задача. Но она осложнялась тем, что 1С:ЗУП была сильно доработана под конкретные задачи. И «в наследство» не осталось никаких руководств или описаний переделок в системе. С доработанным функционалом приходилось разбираться по мере возникновения ошибок.
С чем пришлось разобраться СИТЕКу:
Как доработан расчет оценочных обязательств.
Как загружаются графики работы.
Как отражается заработная плата в регламентированном и налоговом учетах.
Как ведутся начисления.

Следующей задачей стало добавление нового филиала в единую систему 1С:ЗУП холдинга. Для этого нужно было выгрузить данные из старой системы и загрузить их в 1С:ЗУП. Но для СИТЕКа эта система оказалась незнакомой. Казалось бы, самый простой и быстрый выход — обратиться к компании-разработчику, чтобы они выгрузили информацию. И Лилия незамедлительно связалась с разработчиком.
Какой получили ответ от компании-разработчика:
Возьмем проект не раньше чем через 5 месяцев, в феврале-марте.
Возьмем проект только в том случае, если не будет срочных задач от текущих клиентов.

Но у СИТЕКа было только 2 месяца. Поэтому от услуг разработчиков сторонней программы отказались, и Лилия обратилась к своим программистам.

В первый раз программисты ответили: за такой короткий срок в системе не разобраться, а без этого данные не выгрузить. Но Лилия настойчиво попросила подумать еще. Программисты снова устроили мозговой штурм и наконец нашли выход — выгружать все данные в Excel по одному человеку.

Лилия запросила информацию по сотрудникам филиала в ЯНАО. Их оказалось 800 человек. И все данные по 800 сотрудникам нужно было выгрузить из системы. Отдельно по каждому! Пришлось работать по вечерам и даже по выходным, но команда Лилии успела. Вовремя.

Данные загрузили в 1С и протестировали. Так Лилия обнаружила ошибки в расчётах старой системы. Во всех филиалах действовало единое положение по заработной плате, но начисления в ЯНАО происходили по-другому.
Какие допускались ошибки в расчетах заработной платы:
Отличие базы для расчета начислений, исходя из среднего заработка. По командировкам получался один средний заработок, по отпускам — другой.
Вхождение годовой премии в расчет среднего заработка.

Данные скорректировали и перенесли без расхождений в новую программу.

После перевода филиала на 1С:ЗУП надо было обучить его сотрудников. И Лилия столкнулась с глухим и упорным сопротивлением. Донести до них важность перехода поначалу не получалось, совместная работа не ладилась.
Как сопротивлялись сотрудники филиала:
• Отвечали на вопросы неохотно, кратко, непонятно.
• Всевозможно тянули время, затягивая с ответами.
Тогда Лилия и Александр разработали общее решение — нужно провести с сотрудниками филиала и коллегами других филиалов холдинга конференцию, чтобы услышать друг друга.

К конференции сотрудники подняли нормативную документацию, статистику, связались с другими филиалами, чтобы привести расчеты к единообразию. А Лилия выступила в роли эксперта. После долгих обсуждений она сумела доказать, что работать в 1С:ЗУП удобнее, и в нем все показатели для расчетов отражаются единообразно по всем филиалам.

После конференции напряженность ослабла, но внедрение все равно шло тяжело: рядовые сотрудники не хотели переходить на новую незнакомую систему. Дошло до того, что несколько самых категорично настроенных противников 1С уволились. Но большинство — согласились с новой системой. Команда Лилии обучала их в течение месяца и еще сопровождала 3 месяца, чтобы помочь сдать первый квартальный отчет.

После всех непростых испытаний филиал в ЯНАО встречал Новый год уже с работающей системой 1С:ЗУП! Как и запланировали, к 1 января Александр получил единую информационную систему для формирования консолидированной отчетности по всем филиалам. Он продлил договор с СИТЕКом по сопровождению и на другие юридические лица. Несмотря на собственную техподдержку, 80% вопросов, возникающих по 1С:ЗУП, Александр все-таки доверяет СИТЕКу.
Почему не надо внедрять 1С:ЗУП
за 2 месяца до Нового года:

1
Срыв дедлайна. Если возникают проблемы с выгрузкой и загрузкой данных, то, скорее всего, нужно привлекать сторонних подрядчиков. В итоге время работы увеличивается, сроки сдвигаются. Александр мог бы получить новую систему только в феврале-марте. И то, если подрядчик надежный. Приводить в порядок расчет заработной платы за целый квартал намного труднее, чем начать учет с первого рабочего дня года.
2
Риск потерять партнеров. Лилия зареклась НИКОГДА БОЛЬШЕ! не работать со сторонними системами в части самостоятельной выгрузки данных. Возможно, именно поэтому другие подрядчики отказали Александру еще при первом обращении.
3
Саботаж. Те, кто непосредственно работают в привычной информационной системе, никогда не будут готовы к ее смене. Особенно когда все силы брошены на закрытие года. Поэтому сотрудники изо всех сил будут упрямиться и сопротивляться.
© Елена Лоренцова,
коммерческий директор компании «СИТЕК»,
+79501599967
Если появились вопросы по внедрению 1С:ЗУП, оставьте свой номер телефона, и мы вам перезвоним
Я даю согласие на обработку моих персональных данных (ч. 2 ст. 18.1 ФЗ-152).
Политика обработки персональных данных
Пишем понятные статьи по 1С вам в помощь
Ненавязчиво делимся полезными статьями по мере публикации, но не чаще 1 раза в неделю. Укажите свой e-mail и нажмите «Подписаться»!
Заполняя форму, Вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Ваши контакты под нашей защитой!
Made on
Tilda