Сколько раз нужно внедрять 1С:ERP, чтобы она заработала?
С детства у Раисы было нечто общее с Маргарет Тэтчер: за глаза близкие тоже звали ее «железная леди». Препятствий на пути к цели она старалась не замечать: есть желание — будет и результат. Поэтому, когда молодая женщина осенью 2017 года заняла позицию главбуха на электромеханическом заводе, никто особенно не удивился. А Раиса радовалась от души: вот тебе и статус, и досрочно закрытая ипотека, и новые репетиторы для сына… Знала бы она, какие «подводные рифы» скрывает долгожданная должность.
«Вот вляпалась!» — вздыхала Раиса, просиживая над расчетами очередные законные выходные. У нее не формировалась регламентированная отчетность, а фактическая себестоимость изделий катастрофически не совпадала с плановой. Итог: 2017 год не закрывался автоматически. Уже несколько месяцев эта серьезная проблема лишала главного бухгалтера сна и личной жизни.

Для формирования отчетности Раисе «в наследство» достались две системы: 1С:ERP и Microsoft Dynamics AX. Обе автоматизируют управление предприятием. MS DAX — это западное решение, продиктованное европейскими партнерами. Но в MS DAX по сравнению с 1С:ERP есть существенные недостатки.
Недостатки Microsoft Dynamics AX:
    • В MS DAX нет блока регламентированного учета.
    • MS DAX не поддерживает российское законодательство.
    • Покупка дополнительных блоков в MS DAX обходится в десятки раз дороже, чем внедрение новых блоков в 1С:ERP.

    1С:ERP должна автоматизировать формирование отчетности. Но почему-то регламентированная отчетность так и не формируется, а себестоимость — не считается. Раиса была на грани отчаяния: что дальше — срыв отчетности и неверные цифры для генерального директора? Пожалуй, впервые она почувствовала, что эмоции одерживают верх. Но по привычке взяла ситуацию в свои руки и начала выяснять, в чем причина. Штатный программист по MS DAX заверил ее, что в программе внутренних противоречий нет. От подрядчика, внедрившего 1С:ERP, она услышала то же самое: внутри системы все работает правильно.

    Времени на решение проблемы в текущем году уже не было. Раиса пошла наперекор перфекционизму и вместе с подрядчиком 1С быстро закрыла 2017 год «котловым» способом. Т. е. без детализации себестоимости позаказного учета.

    Также Раиса поняла, что в 2018 году нужно начинать учет заново. Поэтому параллельно она поставила своему подрядчику еще одну задачу — «обрезать базу», т. е. перенести остатки на начало 2018 года в чистую базу и начать с «чистого листа».
    Как «обрезали базу»:
    • Создали новую базу 1С:ERP с пустыми данными.
    • Произвели необходимые настройки, которые максимально соответствовали учету данного предприятия.
    • Разработали инструмент в виде обработок по переносу начальных остатков и справочников на 31 декабря 2017 года.
    • Заполнили остатки по счетам бухгалтерского учета (материалы, основные средства, взаиморасчеты).

    В январе новая база была готова. Раиса считала, что уже в середине февраля получит первые достоверные данные. Но неожиданно себестоимость заказов, рассчитанная в 1С:ERP, оказалась в несколько раз меньше плановой. Раиса пришла к выводу: в отчетность попадают не все затраты. Это означало, что и регламентированная отчетность тоже будет неверной! У женщины появились подозрения: неужели подрядчик неправильно «обрезал базу»?
    Ошибки при «обрезке базы»:
    • Не разобрались в остатках на конец 2017 года: были ошибки во взаиморасчетах.
    • Не проработали интеграцию между 1С:ERP и MS DAX. В итоге — некорректный перенос данных из MS DAX.
    • Не привлекли квалифицированного методолога, который помог бы отладить технологию переноса данных в «чистую» систему.

    В середине февраля Раиса обратилась к тому же подрядчику 1С с требованием привести все процессы в рабочее состояние. Ответ поступил прежний: технически все настроено правильно. Но данных из MS DAX для переноса в 1С:ERP не хватает. Раисе предложили «быстрое» и «простое» решение — недостающую часть информации вводить вручную.

    «Окей», — сказала Раиса, предвкушая долгожданное решение проблемы. Она поставила задачу бухгалтеру по производству — заносить данные в 1С:ERP. Но когда всю информацию перенесли, то оказалось, что в 1С: ERP вновь не отражаются те реальные процессы, которые есть на предприятии. К первому кварталу у Раисы опять не было ни корректной себестоимости, ни правильно сформированной регламентированной отчетности. Любимая работа день за днем превращалась в сущий кошмар.
    Почему не справился подрядчик:
    • Не было достаточной квалификации в настройке бизнес-процессов.
    • Незнание предметной области бухучета.
    • Не было достаточных компетенций в настройке 1С:ERP.
    • Локальное решение подходило только для частного случая, а не для переноса всех данных.

    И вновь Раиса потребовала решения своих изматывающих вопросов. Но вместо компетентного анализа снова слышала заверения, что технически все работает безупречно. Стало ясно: данный подрядчик может решать только локальные, относительно несложные задачи.
    Что именно не смог решить прежний подрядчик:
    • Упорядочить формирование операций и документов.
    • Настроить бухгалтерский и налоговый учеты.
    • Произвести интеграцию 1С:ERP и Microsoft Dynamics AX.
    • Отобразить в системе четкую себестоимость.

    Раисе стало понятно: нужно искать нового компетентного подрядчика, способного погружаться в ситуацию и предлагать комплексные решения и, что важно, работать по расценкам, комфортным для экономики предприятия. Одним из кандидатов стала компания СИТЕК.

    На онлайн-конференции СИТЕК предложил двухдневный аудит с выездом на предприятие, по итогам которого выстроится алгоритм выхода из проблемы.
    Итоги аудита, проведенного СИТЕКом:
    • Данным, приходящим из MS DAX в 1С:ERP доверять нельзя.
    • Необходимо проводить довнедрение 1С:ERP.

    В это же время прежний подрядчик 1С решил не сдавать своих позиций. Он настаивал, что нужно устранить отдельные точечные ошибки. Раиса понимала, что это как будто проще и дешевле. Однако, уже наученная горьким опытом, она знала, что этот подход будет множить количество проблем в геометрической прогрессии.

    Да и специалисты СИТЕКа настаивали, что, согласно технологии, перед довнедрением 1С:ERP необходимо сначала закрыть 2018 год. И начать довнедрение блоков уже в 2019-м. Это долгосрочный и трудный проект, но СИТЕК предоставил свою команду экспертов, готовых немедленно включиться в работу. Отдел сопровождения и проектный отдел предложили поделить задачи и устранить мелкие и крупные проблемы комплексно. Такой подход убедил Раису. И в сентябре 2018 года она заключила с компанией договор.
    Специалисты СИТЕКа начали работать по этапам:
    1
    Восстановление и корректировка данных за 2018 год для регламентированного учета. Раиса уверяла, что отчетность закрыта по май. Но даже она не представляла всего масштаба задержки отчетов. По факту оказалось, что не был закрыт январь, и отставание по финансовым результатам составляло уже 9 месяцев. А это означало, что предприятие не знало точную ежемесячную прибыль и убытки! Восстановление и корректировку данных взял на себя отдел сопровождения СИТЕКа и начал сразу работать по этим задачам в текущей системе.
    2
    Интеграция MS DAX и 1С:ERP. Для этого специалисты СИТЕКа отладили четкий процесс движения документов. Сначала выявили все существующие операции в MS DAX и 1С:ERP. Далее донастроили обмен данных по новым регламентам. Затем разработали инструмент по сверке данных в двух информационных системах. Этот этап выполнил проектный отдел СИТЕКа.
    3
    Довнедрение учета с 2019 года. После отладки интеграции систем проектный отдел внедрил блоки по бухгалтерскому учету и блоки, направленные на позаказный учет производства в 1С:ERP.
    Интеграция MS DAX и 1С:ERP была настроена и работала. Главный бухгалтер наконец-то получила достоверные данные о деятельности предприятия, автоматическое формирование регламентированной отчетности и себестоимость в разрезе по каждому заказу. Все необходимые бизнес-процессы автоматизировали, ключевые показатели деятельности предприятия — под контролем, оценить эффективность производства теперь намного проще. А это именно то, чего ожидали руководители завода, когда назначали на пост главбуха сотрудницу с репутацией «железной леди». Бессонница больше не беспокоила Раису, семья радовалась совместным выходным, а сама она, наконец, оценила все преимущества своей новой должности.

    В конечном итоге предприятие Раисы внедрило 1С:ERP три раза. Теперь Раиса знает, что запускать проект по внедрению 1С:ERP нужно всего один раз, но с высококвалифицированным подрядчиком.
    Результаты правильного внедрения 1С:ERP:
    1
    Создано информационное пространство, где каждой цифре можно верить.
    2
    Известна прибыль и расходы конкретно по каждому заказу.
    3
    Настроено автоматическое формирование отчетности. Теперь не нужно закрывать периоды «котловым» способом.
    4
    Налажены бизнес-процессы, которыми можно управлять самостоятельно, не надеясь на контроль внешней техподдержки.
    © Елена Лоренцова,
    коммерческий директор компании «СИТЕК»,
    +79501599967
    Если появились вопросы по внедрению и техническому сопровождению 1С:ERP, оставьте свой номер телефона, и мы вам перезвоним
    Я даю согласие на обработку моих персональных данных (ч. 2 ст. 18.1 ФЗ-152).
    Политика обработки персональных данных
    Пишем понятные статьи по 1С вам в помощь
    Ненавязчиво делимся полезными статьями по мере публикации, но не чаще 1 раза в неделю. Укажите свой e-mail и нажмите «Подписаться»!
    Заполняя форму, Вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Ваши контакты под нашей защитой!
    Made on
    Tilda