А у кадровиков на этом крупном торгово-производственном предприятии штатное расписание велось в Excel. И при оформлении кадровых документов на сотрудника нужно было вручную переносить данные по окладу и надбавки к конкретной должности в программу 1С. Это время. И снова ошибки ручного ввода.

Чтобы решить проблему тотальной нехватки времени, Мария обратилась к Оксане, финансовому директору. Нужны были дополнительные кадры. Обеспечить еще хотя бы одно рабочее место на предприятии с численностью 700 человек — это 500−600 тыс. рублей в год. Дорого.

Оксана поставила задачу IT-директору Михаилу: разработать способ, как сократить работу по отчетам. И получила ответ: доработки в функционале ЗУП 2.5 своими силами сделать невозможно.

Стало ясно, что время по отчетам не сократится, и бухгалтеры дальше будут мучиться, работая по вечерам и выходным. Принять еще одного человека — затратно. К тому же новый человек — это новые ошибки ручного ввода. И немалое время на его обучение. Задача не решалась.

Михаил понял, что своими силами доработки сделать нельзя, и доверился давнему партнеру — СИТЕКу. В СИТЕКе предложили решение: нужно вытаскивать функционал ЗУП из 1С:УПП и переводить его в отдельную программу 1С:ЗУП 3.1. Это развивающийся продукт, в котором работать проще и удобнее.

В 1С:ЗУП 2.5 необходимо сначала проанализировать перечисленные суммы по оплате труда сотрудников, перечисленный, исчисленный и удержанный НДФЛ по каждому сотруднику за квартал. Потом надо правильно эти суммы собрать по блокам даты выплаты оплаты труда. Все цифры переносятся сначала в Excel, анализируются, корректируются, а затем обратно заносятся в программу вручную.

В 1С: ЗУП 3.1 при формировании ведомости на выплату заработной платы перечисленный НДФЛ сразу указывается в ней. В 1С:ЗУП 2.5 нужно сначала зайти в специализированный отчет. Посмотреть, сколько налога надо перечислить и вручную собрать его по каждой выплате. На расчет налога по одному перечислению уходит до 30 мин. НДФЛ начисляется по отпускам, больничным, премиям и зарплатам. И отправлять налог нужно с каждой такой выплаты. А на предприятии 700 человек.

В 1С:ЗУП 2.5 можно сделать только версию для печати и только вручную. Тогда как в 1С:ЗУП 3.1 — оклад, норма дней по отпускам, размер надбавок, график работы и вакантность должности выводятся автоматически после выбора позиции штатного расписания.

1С:УПП 1.3 (куда входит ЗУП 2.5) снята с продажи. Это устаревшая конфигурация, архитектура которой не может совершенствоваться. 1С:ЗУП 3.1 реализована на платформенных решениях ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). Что позволяет создавать всё новые и новые функции для автоматизированной работы с документами.

Если дорабатывать 1С:ЗУП 2.5, то при обновлениях законодательства придется изменять всю 1С:УПП. В квартал на обновление 1С:УПП уходит в среднем около 40 тыс. рублей. Если дорабатывать вынесенный ЗУП, то обновлять нужно будет только его. 1С:УПП трогать не надо. В год количество обновлений сократится в 3−4 раза. Это не так трудоемко, как обновление всей 1С:УПП.

Пример как правильно: у данного предприятия как раз были особые доработки. Нужно было создать документ для бонусной программы по начислению премий. Бонусы привязывались к категории должности: объем продаж, объем выпущенной продукции, качество. Плановые данные по этим показателям вводились в программу в виде шкалы. Ежемесячно от руководителей отделов поступали фактические показатели, которые расчетчиком заводились в программу. По этим данным и определялся процент по шкале и рассчитывалась премия. Еще одну доработку — отображение документов на русском и английском языках — СИТЕК по запросу клиента перенес со старой конфигурации.

Пример как неправильно: Один из клиентов СИТЕКа — электротехническое сборочное предприятие — при переходе на новую программу не обратился за сопровождением на первом этапе работы. Начались ошибки при переносе данных. Они не были исправлены. В результате период параллельной работы в двух системах затянулся, и в новой системе приходилось догонять учет в старой. Но основные ошибки в учете НДФЛ и страховых взносов так и не были проработаны и исправлены. В итоге расчет заработной платы в новой программе не был налажен, расчет НДФЛ велся неверно.

Пример как правильно: СИТЕК выехал к клиенту на 2-дневные курсы. Курс — это официальные материалы 1С и собственные лайфхаки по работе в 1С:ЗУП 3.1. На курсах консультанты помогают решить конкретные вопросы сотрудников в новом функционале. Другой очень важный этап обучения — установить эмоциональный контакт, снять страхи перед новой системой. Если этого не сделать, то вырастает риск сопротивления коллектива.

Пример как неправильно: Клиенту внедрили новую редакцию программы для учета зарплаты и кадров. От обучения и сопровождения он отказался. Пока расчетчики переходили на новую базу, в старую вносились дополнительные документы по приемам, увольнениям, отпускам, больничным и другим. Кадровики отказались работать в новой программе и всё вносили в старую, самописную, такую родную. Им так было удобнее. В итоге расчетчики так и не успели перенести всю информацию вовремя и новую 1С-программу забросили. Теперь собирают отчеты по старинке — вручную.

Клиент — крупное торгово-производственное предприятие — доверился методологии СИТЕК. ЗУП из 1С:УПП успешно перенесли. Систему протестировали, сверили данные и никаких ошибок не обнаружили. В итоге:

© Елена Лоренцова,
коммерческий директор компании «СИТЕК»,
+79501599967

Если появились вопросы по внедрению 1С:ЗУП 3.1, оставьте свой номер телефона, и мы вам перезвоним.