«Вот вляпалась!» — вздыхала Раиса, просиживая над расчетами очередные законные выходные. У нее не формировалась регламентированная отчетность, а фактическая себестоимость изделий катастрофически не совпадала с плановой. Итог: 2017 год не закрывался автоматически. Уже несколько месяцев эта серьезная проблема лишала главного бухгалтера сна и личной жизни.

Для формирования отчетности Раисе «в наследство» достались две системы: 1С:ERP и Microsoft Dynamics AX. Обе автоматизируют управление предприятием. MS DAX — это западное решение, продиктованное европейскими партнерами. Но в MS DAX по сравнению с 1С:ERP есть существенные недостатки.

• В MS DAX нет блока регламентированного учета.
• MS DAX не поддерживает российское законодательство.
• Покупка дополнительных блоков в MS DAX обходится в десятки раз дороже, чем внедрение новых блоков в 1С:ERP.

1С:ERP должна автоматизировать формирование отчетности. Но почему-то регламентированная отчетность так и не формируется, а себестоимость — не считается. Раиса была на грани отчаяния: что дальше — срыв отчетности и неверные цифры для генерального директора? Пожалуй, впервые она почувствовала, что эмоции одерживают верх. Но по привычке взяла ситуацию в свои руки и начала выяснять, в чем причина. Штатный программист по MS DAX заверил ее, что в программе внутренних противоречий нет. От подрядчика, внедрившего 1С:ERP, она услышала то же самое: внутри системы все работает правильно.

Времени на решение проблемы в текущем году уже не было. Раиса пошла наперекор перфекционизму и вместе с подрядчиком 1С быстро закрыла 2017 год «котловым» способом. Т. е. без детализации себестоимости позаказного учета.

Также Раиса поняла, что в 2018 году нужно начинать учет заново. Поэтому параллельно она поставила своему подрядчику еще одну задачу — «обрезать базу», т. е. перенести остатки на начало 2018 года в чистую базу и начать с «чистого листа».

• Создали новую базу 1С:ERP с пустыми данными.
• Произвели необходимые настройки, которые максимально соответствовали учету данного предприятия.
• Разработали инструмент в виде обработок по переносу начальных остатков и справочников на 31 декабря 2017 года.
• Заполнили остатки по счетам бухгалтерского учета (материалы, основные средства, взаиморасчеты).

В январе новая база была готова. Раиса считала, что уже в середине февраля получит первые достоверные данные. Но неожиданно себестоимость заказов, рассчитанная в 1С:ERP, оказалась в несколько раз меньше плановой. Раиса пришла к выводу: в отчетность попадают не все затраты. Это означало, что и регламентированная отчетность тоже будет неверной! У женщины появились подозрения: неужели подрядчик неправильно «обрезал базу»?

• Не разобрались в остатках на конец 2017 года: были ошибки во взаиморасчетах.
• Не проработали интеграцию между 1С:ERP и MS DAX. В итоге — некорректный перенос данных из MS DAX.
• Не привлекли квалифицированного методолога, который помог бы отладить технологию переноса данных в «чистую» систему.

В середине февраля Раиса обратилась к тому же подрядчику 1С с требованием привести все процессы в рабочее состояние. Ответ поступил прежний: технически все настроено правильно. Но данных из MS DAX для переноса в 1С:ERP не хватает. Раисе предложили «быстрое» и «простое» решение — недостающую часть информации вводить вручную.

«Окей», — сказала Раиса, предвкушая долгожданное решение проблемы. Она поставила задачу бухгалтеру по производству — заносить данные в 1С:ERP. Но когда всю информацию перенесли, то оказалось, что в 1С: ERP вновь не отражаются те реальные процессы, которые есть на предприятии. К первому кварталу у Раисы опять не было ни корректной себестоимости, ни правильно сформированной регламентированной отчетности. Любимая работа день за днем превращалась в сущий кошмар.

• Не было достаточной квалификации в настройке бизнес-процессов.
• Незнание предметной области бухучета.
• Не было достаточных компетенций в настройке 1С:ERP.
• Локальное решение подходило только для частного случая, а не для переноса всех данных.

И вновь Раиса потребовала решения своих изматывающих вопросов. Но вместо компетентного анализа снова слышала заверения, что технически все работает безупречно. Стало ясно: данный подрядчик может решать только локальные, относительно несложные задачи.

• Упорядочить формирование операций и документов.
• Настроить бухгалтерский и налоговый учеты.
• Произвести интеграцию 1С:ERP и Microsoft Dynamics AX.
• Отобразить в системе четкую себестоимость.

Раисе стало понятно: нужно искать нового компетентного подрядчика, способного погружаться в ситуацию и предлагать комплексные решения и, что важно, работать по расценкам, комфортным для экономики предприятия. Одним из кандидатов стала компания СИТЕК.

На онлайн-конференции СИТЕК предложил двухдневный аудит с выездом на предприятие, по итогам которого выстроится алгоритм выхода из проблемы.

• Данным, приходящим из MS DAX в 1С:ERP доверять нельзя.
• Необходимо проводить довнедрение 1С:ERP.

В это же время прежний подрядчик 1С решил не сдавать своих позиций. Он настаивал, что нужно устранить отдельные точечные ошибки. Раиса понимала, что это как будто проще и дешевле. Однако, уже наученная горьким опытом, она знала, что этот подход будет множить количество проблем в геометрической прогрессии.

Да и специалисты СИТЕКа настаивали, что, согласно технологии, перед довнедрением 1С:ERP необходимо сначала закрыть 2018 год. И начать довнедрение блоков уже в 2019-м. Это долгосрочный и трудный проект, но СИТЕК предоставил свою команду экспертов, готовых немедленно включиться в работу. Отдел сопровождения и проектный отдел предложили поделить задачи и устранить мелкие и крупные проблемы комплексно. Такой подход убедил Раису. И в сентябре 2018 года она заключила с компанией договор.

Интеграция MS DAX и 1С:ERP была настроена и работала. Главный бухгалтер наконец-то получила достоверные данные о деятельности предприятия, автоматическое формирование регламентированной отчетности и себестоимость в разрезе по каждому заказу. Все необходимые бизнес-процессы автоматизировали, ключевые показатели деятельности предприятия — под контролем, оценить эффективность производства теперь намного проще. А это именно то, чего ожидали руководители завода, когда назначали на пост главбуха сотрудницу с репутацией «железной леди». Бессонница больше не беспокоила Раису, семья радовалась совместным выходным, а сама она, наконец, оценила все преимущества своей новой должности.

В конечном итоге предприятие Раисы внедрило 1С:ERP три раза. Теперь Раиса знает, что запускать проект по внедрению 1С:ERP нужно всего один раз, но с высококвалифицированным подрядчиком.

© Елена Лоренцова,
коммерческий директор компании «СИТЕК»,
+79501599967

Если появились вопросы по внедрению и техническому сопровождению 1С:ERP, оставьте свой номер телефона, и мы вам перезвоним